辦公室秘書小秘訣


1. Scan好PDF之類的檔案文件,在送出電郵前,應該先檢查一遍,看看是否清晰準確,位置有沒有弄歪或走漏;要是原稿太小,是否可以先放大影印再Scan,文件名稱也要定好,讓人容易分辨。

2. 假如有太多附件檔案,而且是Document,又是Worksheet,就看看能否整合成一份,方便查閱。

3. 做好Worksheet,要查看列印範圍有沒有設置妥當,讓收件人要想打印硬本,不用重新調校。

4. 在瑣碎的事情上,避免無謂的討論電郵來來往往,尤其是「cc」給老闆的。索性打電話或見面直接解決,再把結論一次過用電郵交代清楚,這樣令「cc」的各方省時。

5. 送給老闆審批的工作,不要只把一大堆電郵或檔案附上,要做一個Covering Summary,Recap重點和要決定的選擇方案。

6. 要和別人爭論開火的信函電郵,不要立刻發出,先把Draft存起,多等一兩天冷靜過後再拿出來翻看,這樣可以讓你思考清楚,語氣用詞是否恰當。同樣的意見,可以用正面的和客氣的方式表達,也可以綿裏藏針,不要令人覺得你是意氣之爭,亂發脾氣。

7. 建立起自己的資料庫,把有用的數據和文件,甚至Template貯起來,方便隨時參考。老闆一有問題,你能即時隨手找到答案。

8. 收到別人的名片,把有關的背景資料記下來寫在上面,包括別人配偶家人的名字,甚至貯存在手機內,以後在其他場合碰面,能夠即時叫出別人的名字,必定令人印象深刻。

9. 希望特別保持聯繫關係,在送上名片時才親筆寫上你的手機號碼,會令人覺得更有誠意。

10. 不管大小會議約會,是主是客,也要養成準時甚至早到的習慣。

11. 和重要客人開會見面, 為老闆做一頁紙的Briefing notes,讓他有更好準備。

12. 和見過面的人再碰頭,不要以為對方一定記得,要大方地再介紹自己,當然可以禮貌地提醒以前在那裏見過。

這些所謂「小秘訣」,大家不要見笑,其實都是從小處表現,讓人覺得你做事做人夠專業有水準,小事做得穩妥,自然是可當大任能做大事的人。

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